Manajemen Proyek

Proyek  dan Manajemen Proyek

Proyek adalah urutan (sementara) aktifitas-aktifitas unik, kompleks, dan terkoneksi yang memiliki satu tujuan atau sasaran dan harus dilengkapi dengan waktu yang spesifik,sesuai dengan anggaran dan sesuai dengan spesifikasi.

Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu.

Manajemen Proyek  versus Manajemen Proses

Manajemen Proyek adalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan dalam jangka waktu tertentu.

Manajemen Proses adalah aktifitas mendokumentasi,mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem

Project dianggap sukses jika :

• Sistem yang dihasilkan diterima oleh pelanggan.
• Sistem Informasi yang dihasilkan  tepat waktu
• Sistem Informasi yang dihasilkan sesuai dengan anggaran

Proses pengembangan sistem memiliki impak minimal pada operasi-operasi bisnis yang berkesinambungan

Penyebab Kegagalan suatu Proyek

• Kegagalan untuk membentuk komitmen manajemen atas pada proyek.
• Kurangnya komitmen organisasi pada metodologi pengembangan sistem
• Mengambil jalan pintas tanpa melalui metodologi penelitian
• Manajemen ekspektasi yang buruk
• Komitmen dini dalam menetapkan anggaran dan jadual
• Teknik estimasi yang kurang baik
• Terlalu optimis
• Kurangnya ketrampilan manajemen
• Kegagalan beradaptasi dengan perubahan bisnis
• Sumber daya yang tidak mencukupi
• Kegagalan dalam mengelola perencanaan

The mythical man-month (Brooks, 1975)

Kompetensi-kompetensi Manajer Proyek

• Kesadaran berbisnis
• Orientasi rekan bisnis
• Komitmen pada kualitas
• Inisiatif
• Pengumpulan informasi
• Pemikiran analisis
• Pemikiran Konseptual
• Kesadaran antarpersonal
• Kesadaran organisasi
• Antisipasi impak
• Banyak menggunakan pengaruh
• Memotivasi orang lain
• Ketrampilan komunikasi
• Mengembangan orang lain
• Memonitor dan Mengontrol
• Kepercayaan diri
• Manajeman stres
• Kepedulian pada kredibilitas
• Fleksibilitas

Fungsi-Fungsi Manajemen Proyek

• Scoping (ruang lingkup)
• Planning (Perencanaan)
• Estimating (Perkiraan)
• Scheduling (Penjadualan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Directing (Pengarahan)     
• Controlling (Pengontrolan)
• Closing (Penutupan)

Peralatan dan Teknik Manajemen Proyek

PERT chart adalah model jaringan grafis yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas tersebut.

Gantt chart adalah bagan batang horizontal sederhana yang menggambarkan tugas-tugas proyek berdasarkan kalender. Tiap batang diberi nama untuk mewakili setiap tugas proyek. Tugas-tugas tersebut didaftar secara vertikal pada kolom kiri. Pusat horizontal adalah garis waktu kalender.

PERT Chart

Gantt Chart

Microsoft Project Gantt Chart

Microsoft Project PERT Chart

Siklus Hidup Manajemen Proyek

Strategi Perencanaan Proyek

Joint project planning (JPP) / Perencanaan Proyek gabungan adalah  strategi tempat semua stake holder dalam proyek (para pemilik, pengguna, analisis, desainer dan pengembang sistem) berpartisipasi dalam seminar manajem proyek selama satu sampai tiga hari, dan hasilnya adalah konsesus lingkup, jadual, sumber daya dan anggaran proyek. (Seminar atau pertemuan selanjutnya mungkin diperlukan untuk menyesuaikan dengan lingkup, anggaran dan jadual).

Aktifitas 1 : Menegosiasikan Lingkup

Scope / lingkup mendefinisikan batas-batas sebuah proyek — Apa saja bagian bisnis yang dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan yang terakhir diperbaiki?

• Produk
• Kualitas
• Waktu
• Biaya
• Sumber Daya 

Statement of work / Pernyataan Kerja yang merupakan deskripsi naratif pekerjaan yang dilakukan sebagai bagian sebuah proyek. Atau dengan kata lain merupakan scope statement (pernyataan lingkup), project definition (definisi proyek), project overview (tinjauan proyek) dan document of understanding (dokumen kesepahaman)

Statement of Work / Pernyataan Kerja

I.  Tujuan

II.   Latar Belakang

       A. Pernyataan masalah, kesempatan atau perintah

       B.  Sejarah permintaan proyek

       C. Tujuan dan sasaran proyek

       D. Deskripsi proyek

III.  Lingkup

       (Perhatikan penggunaan blok-blok pembangun sistem informasi

       A. Para stake holder

       B. Data

       C. Proses - proses

       D. Lokasi

IV.  Pendekatan Proyek

       A. Rute

       B. Produk jadi

V.   Pendekatan Manajerial

       A. Alasan pembentukan tim

       B. Manajer dan pengalaman

       C. Persyaratan pelatihan

D. Jadual Pertemuan

       E. Metode dan frekuensi pelaporan

       F. Manajemen Konflik

       G. Manajemen lingkup          

VI. Batasan-batasan

       A. Tanggal mulai

       B. Tanggal berakhir

       C. Anggaran

       D. Tehnologi

VII. Perkiraan Ballpark

       A. jadual

       B. Anggaran

VIII. Persyaratan kepuasan

       A. Kriteria sukses

       B. Asumsi-asumsi

       C. Resiko-resiko

IX.    Apendiks

Aktifitas 2: mengidentifikasi Tugas-tugas

Work breakdown structure (WBS) adalah peralatan grafis yang digunakan untuk mengilustrasikan penguraian hirarkis sebuah proyek menjadi fase-fase, aktifitas-aktifitas dan tugas-tugas

Milestones (kejadian penting) adalah suatu kejadian yang menandakan penyelesaian produk jadi sebuah proyek besar.

Biasanya untuk membedakan milistones dari tugas-tugas lain dalam WBS dengan menggunakan format khusus, misalnya italics (huruf miring)

Work Breakdown Structures

Aktifitas 3: Perkirakaan Durasi Tugas

1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukan untuk melakukan tugas. Dinamakan dengan Optimistic Duration (OD)/Durasi Optimistis.
2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukan untuk melakukan tugas. Sering disebut dengan Pessimistic Duration (PD)/Durasi Pesimistis.
3. Perkirakan Expected Duration (ED)/Durasi Diharapkan yang diperlukan untuk melakukan tugas.
4. Kalkulasikan Most Likely Duration (D)/Durasi Paling Mungkin seperti dibawah ini:

D  =  (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
                               6

Aktifitas 4: Menentukan Ketergantungan Antar Tugas

• Finish-to-start (FS)—Penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas yang lain
• Start-to-start (SS)—Awal sebuah tugas memicu awal tugas lain
• Finish-to-finish (FF)—Dua tugas selesai pada waktu bersamaan
• Start-to-finish (SF)—Awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain

Memasukkan Ketergantungan Antar Tugas

Strategi Penjadualan

Forward scheduling menentukan tanggal mulai proyek dan menjadwalkan ke depan dari  tanggal tersebut. Berdasarkan durasi terencana tugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungan tugas-tugas dan alokasi sumber-sumber daya untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, meng-proyeksi tanggal penyelesaian proyek dengan pengkalkulasian.

Reverse scheduling menentukan tenggat waktu proyek dan menjadwalkan mundur dari tanggal tenggat waktu tersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungan dan sumber-sumber daya harus dipertimbangkan untuk memastikan bahwa proyek tersebut dapat diselesaikan saat tenggat waktu.

Jadwal Proyek dalam Tampilan Calender

Aktifitas 5: Menugaskan Sumber-Sumber Daya

• Orang—meliputi semua pemilik, pengguna, analis, desainer, developer, agen eksternal dan bantuan klerikal sistem yang akan dilibatkan dalam proyek.
• Layanan—termasuk layanan-layanan seperti tinjauan kembali kualitas yang mungkin dibebankan pada basis tiap pemakaian.
• Fasilitas-fasilitas dan perlengkapan—Meliputi semua ruangan dan teknologi yang akan diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
• Persediaan barang dan material—termasuk semua benda mulai dari pensil, kertas, buku catatan sampai cartridgetoner,dll.
• Uang—termasuk penerjemahkan semua  hal diatas ke dalam anggaran

Mendefinisikan Sumber-sumber daya Proyek

Menugaskan Sumber-sumber Daya Proyek

Resource Leveling/Penyeimbangan Sumber Daya

Resource leveling adalah sebuah strategi yang digunakan untuk mengkoreksi sumber daya yang dialokasikan berlebihan dengan kombinasi penundaan atau pemecahan tugas-tugas.

Dua pendekatan dalam resource leveling:

• task delaying/penundaan tugas-tugas
• task splitting/pemecahan tugas-tugas

Penundaan dan Pemecahan Tugas-tugas

Critical path sebuah proyek  adalah urutan tugas-tugas tergantung yang memiliki jumlah terbesar dari most likely duration. Critical path menentukan tanggal penyelesaian paling awal proyek yang mungkin.

Tugas-tugas pada critical path tidak dapat ditunda tanpa memasukkan jadual penundaan, karena akan menyebabkan penundaan penyelesaian keseluruhan proyek.

Slack time available for any noncritical task is the amount of delay that can be tolerated between the starting time and completion time of a task without causing a delay in the completion date of the entire project.

Tasks that have slack time can be delayed to achieve resource leveling

Activity 7: Monitor and Control Progress

• Progress reporting
• Change management
• Expectations management
• Schedule adjustments—critical path analysis (CPA) 

Sample Outline for a Progress Report

I. Cover Page

    A. Project name or identification

    B. Project manager

    C. Date or report

II. Summary of progress

     A. Schedule analysis

     B. Budget analysis

     C. Scope analysis

      (describe any changes that may have an impact on future progress)

      D. Process analysis

     (describe any problems encountered with strategy or methodology)

      E. Gantt progress chart(s)

III. Activity analysis

      A. Tasks completed since last report

      B. Current tasks and deliverables

      C. Short term future tasks and deliverables

IV. Previous problems and issues

      A. Action item and status

      B. New or revised action items

      1. Recommendation

      2. Assignment of responsibility

      3. Deadline

V.  New problems and issues

     A. Problems

          (actual or anticipated)

     B. Issues

         (actual or anticipated)

     C. Possible solutions

     1. Recommendation

     2. Assignment of responsibility

     3. Deadline

VI. Attachments

      (include relevant printouts from project management software)

Progress on a Gantt Chart

Expectations Management

An expectations management matrix is a rule-driven tool for helping management understand the dynamics and impact of changing project parameters such as cost, schedule, scope, and quality.

Lunar Project Expectations Management

Typical, Initial Expectations for a Project

Adjusting Expectations

Changing Priorities

Critical Path Analysis (and Slack Time)

1. Using intertask dependencies, determine every possible path through the project.
2. For each path, sum the durations of all tasks in the path.
3. The path with the longest total duration is the critical path.

The critical path for a project is that sequence of dependent tasks that have the largest sum of most likely durations. The critical path determines the earliest completion date of the project.

The slack time available for any noncritical task is the amount of delay that can be tolerated between the starting time and completion time of a task without causing a delay in the completion date of the entire project. 

Critical Path

Download materi Manejemen Proyek ( English Version ) disini

Download contoh kasus lengkap menggunakan M.Excel disni

Download Software GanttProject disini

Semoga bisa membawa berkah untuk kita semua..Terima kasih - Mr.Dicsr

 " Jangan lupa untuk di Share...Ya"