Enterprise REsource Planning ( E R P )

Enterprise Resource Planning ( ERP )

Sistem Informasi semakin berkembang seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang sangat pesat. Sistem Informasi menjadi sebuah bagian terpenting dalam keberhasilan sebuah organisasi atau perusahaan dan menuntut manajemen dunia usaha untuk dapat beroperasi lebih efektif, efisien dan terkendali dengan mengedepankan keunggulan bersaing baik tingkat lokal maupun global melalui peningkatan kualitas sumberdaya manusia, barang dan jasa yang dihasilkan serta pemanfaatan teknologi informasi yang efektif. Semakin berkembangnya teknologi informasi sudah tentu akan berpengaruh pada proses penyampaian informasi kepada pengguna, hal ini bisa dibuktikan dengan semakin meluasnya pemanfaatan teknologi informasi pada berbagai bidang kehidupan.
Proses penyampain informasi yang cepat dan akurat merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa diabaikan begitu saja, dimana dengan adanya teknologi informasi yang memadai secara tidak langsung akan berpengaruh pada meningkatnya kepercayaan dari pengguna maupun masyarakat yang memanfaatkan layanan yang diberikan.Bentuk dan kemampuan mengelola informasi bagi suatu organisasi selain akan mempengaruhi kualitas informasi yang dihasilkan didalam organisasi tersebut juga akan  mempengaruhi kualitas hubungan diantara komponen-komponennya. Setiap keputusan berdasarkan pada informasi maka kualitas informasi yang dihasilkan dalam suatu organisasi akan sangat berpengaruh terhadap setiap keputusan yang diambil baik oleh manajemen organisasi tersebut atau dimanapun dan bagi siapapun, informasi berperan sebagai media yang menjembatani semua peristiwa yang terjadi di dunia nyata.

Salah satu pemanfaatan tehnologi informasi yaitu adanya sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap yang disebut dengan ERP (enterprise resource planning).

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan,HRD,produksi atau keuangan.Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi dimana integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan departemen berbagi informasu dan berkomunikasi.Database yang ada dapat mengijinkan setipa departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluarkan. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular, rancangan perangkat lunak modular menunjukkan bahwa sebuat bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

Saat ini berbagai sistem ERP beredar di pasaran, sistem ERP yang komersial antara lain SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan J.D. Edwards, sedangkan sistem ERP open source yang popular sekarang ini adalah Compiere,Adempiere, WebErp.

MODUL – MODUL DALAM SISTEM ERP

Sedikitnya ada 3 sumber daya di dalam perusahaan yang perlu dikelola secara benar.Inilah mengapa perangkat lunak ERP kebanyakan mempunyai 3 modul utama sebagai berikut :

A. Financial

1. FI - Financial Accounting

Digunakan sebagai parameter untuk perhitungan keuntungan, mengukur kinerja keuangan dengan berbasis pada data transaksi. Modul FI juga menyediakan data yang dapat digunakan sebagai alat audit dalam laporan keuangan.

2. CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan pokok :

a. Pengendalian investasi.

b.  Pengendalian kegiatan keuangan,memantau dan merencanakan kegiatan pembayaran sesuai dengan jadwal.

c. Pengendalian kegiatan pembelian, pengadaan dan penggunaan dana dalam unit – unit kerja.

d. Pengendalian biaya dan keuntungan berdasarkan semua aktifitas perusahaan

3. IM - Investment Management

Modul IM berkaitan dengan fungsi modul TR, dengan  modul IM lebih ditujukan untuk analisis investasi jangka

panjang dan aset tetap dari perusahaan untuk membuat keputusan.

4. EC - Enterprise Controlling

Modul EC adalah untuk memberikan akses mengenai :

a. Kondisi keuangan perusahaan

b. Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c. Pengembangan Investasi

d. Pemeliharaan aset – aset yang dimiliki

e. Pengembangan SDM perusahaan

f.  Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan   

    keputusan

g. Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur  

    produksi,struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5. TR - Treasury

     Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash

     management dan cash forecasting dengan aktifitas logistik dan transaksi keuangan.

B. Distribution dan Manufacturing

1. LE - Logistics Execution

     Modul LO merupakan modul yang terkati dengan modul lain, seperti modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Modul

I    ni fokus pada pengaturan logistik dari pembelian hingga distribusi.

2.  SD - Sales Distribution

     Modul SD ditekankan pada penggunaan strategi penjualan yang mampu mengantisipasi perubahan pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis,dan mengontrol aktifitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan keuntungan yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3.  MM - Materials Management

     Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktifitas sehari-hari dalam tipe bisnis

     apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan pelayanan.

4.  PP - Production Planning

     Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5.  PM - Plant Maintenance

     Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan,mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktifitas operasional yang sedang berjalan.

6.  QM - Quality Management

     Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7.  PS - Project System

     Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan berikut ini:

1.     Perencanaan terhadap waktu dan nilai

2.  Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktifitas dan penjadwalan

3.  Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

4.  Pemantauan terhadap material,kapasitas dan dana selama proyek berjalan

5.  Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

C. Human Resources

     Berfungsi untuk:

1. Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2. Melindungi data personalia dari pihak luar

3   Membangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

KONSEP DASAR ERP

Sistem ERP adalah sebuah terminology yang diberikan kepada sistem informasi yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :

Gambar 1. Konsep Sistem ERP

(sumber:http://faculty.biu.ac.il/~shnaidh/zooloo/nihul/evolution.pdf )

ARSITEKTUR ERP

Sistem ERP sekarang ini banyak menganut sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Dalam sistem arsitektur 3-tier, user interface berjalan di client.

Gambar2. Sistem Asitektur 3-tier ERP

(sumber:http://faculty.biu.ac.il/~shnaidh/zooloo/nihul/evolution.pdf )

a. Presentation Layer : Graphical User

     Interface (GUI) atau browser untuk memasukkan data atau mengakses fungsi sistem

b   Application Layer : aturan bisnis, logika fungsi, dan program yang menerima/mengirim dari/ke server database

c   Database Layer : Manajemen transaksi data termasuk pula metadatanya

KARAKTERISTIK ERP

Karakteristik ERP meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3. Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

4. Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

6. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN ERP

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem informasi terpadu dalam konsep ERP ini antara lain dapat disebutkan sebagai berikut:

1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.

2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.

3. ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan sinkronisasi banyak sistem komputer yang terpisah.

4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan ’Bagaimana keadaan kita ?’ tetapi lebih – lebih mampu menjawab pertanyaan ’Apa yang kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?’

5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH PERANGKAT LUNAK ERP

Memilih perangkat lunak ERP tidaklah semata-mata harga. Tapi ada beberapa factor lain yang perlu diperhitungkan. Diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Berapa besar ukuran volume transaksi ataupun proses bisnis maupun organisasi yang terkait dalam proses otomasi ini.Karena semakin besar dan semakin kompleks suatu proses bisnis maka perangkat lunak SISTEM ERP yang akan digunakan haruslah sanggup memenuhi kebutuhan tersebut terutama reliabilitasnya. Ini akan terlihat dari besaran platform perangkat keras yang menjadi prasyaratnya. Semakin kompleks proses bisnis biasanya konfigurasi platform perangkat keras akan semakin menuntut lebih besar dan lebih kompleks juga agar kinerja throughput bisa tetap terjaga.

2. Pengalaman vendor/developer dalam implementasi dengan perusahaan yang pernah punya proses bisnis yang sama akan sangat penting. Referensi dari pihak vendor untuk perusahaan yang punya proses bisnis yang sama dapat digunakan sebagai pembanding. Ini sangatlah penting mengingat implementasi ERP adalah investasi yang tidak akan kembali dalam waktu cepat. Jangan sampai menyesal di kemudian hari.

3. Tidak selalu vendor/developer besar merupakan jaminan bahwa produk dan delivery pasti bagus. Namun yang paling penting adalah kemampuan vendor/developer itu mengenal proses bisnis, ketajaman dalam pendefinisian proyek dan juga mengenal titik-titik kritis saat implementasi. Pada kebanyakan proyek, 50% kontribusi kegagalan justru datang pada saat perencanaan yang seringkali disebabkan oleh kegagalan untuk mendefinisikan project scope.

4. Selain ketiga hal sebelumnya, hal terakhir yang perlu dipertimbangkan juga adalah dukungan teknis dari perangkat lunak itu sendiri. Sejatinya sebuah perangkat lunak haruslah mempunyai skalabilitas dan kontinuitas support yang baik. Pada kebanyakan vendor/developer, kegagalannya adalah di sisi ini. Untuk itu perlu sekali dalam kontrak pemeliharaan dicantumkan klausul penalti apabila terjadi kegagalan support. Tentunya lingkup support itu sendiri perlu didefiniskan dengan jelas dan tegas.

Untuk lebih lengkapnya langsung download : 

http://www.mediafire.com/download/c3lxcj3w862gw5a/EnterpriseResourcePlanning.pdf

Semoga bisa bermanfaat.